Anatomia unui proiect

Nu trece zi fără să fim bombardaţi de informaţii referitoare la situaţia proiectelor europene/comunitare, de cele mai multe ori informaţiile fiind prăpăstioase căci la asta se pricepe cel mai bine mass-media din România, degrabă vărsătoare de panică. Concluzia este clară: nu merităm banii care ni se dau de la Uniune atât timp cât nu reuşim să-i cheltuim, ca şi cum procesul ar fi la fel de simplu precum a-ţi face cumpărăturile la chioşcul din spatele blocului: ai banii Uniunii în buzunar, te uiţi în vitrină, îţi place un drum sau o şcoală, ceri vânzătorului, întinzi banii şi iei produsul acasă. In acest punct al discursului mass-media şchioapătă căci nu pune accentual pe modalităţile de cheltuire ale banului comunitar care nu sunt în nici un caz asemănătoare cu cele ale bugetului Statului. De ce? Pentru că este vorba de un proces mult mai complicat şi imposibil de rezumat în treizeci de secunde sau 3000 de caractere.

Se pare că însuşi guvernul Boc nu a înţeles prea bine importanţa existenţei unor specialişti adevăraţi în domeniu deopotrivă ce prin diminuarea drepturilor salariale ale celor care au o mare experienţa şi lucrează în autorităţile de management ale programelor operaţionale prin care se derulează celebrele Fonduri Structurale i-a determinat să plece către alte orizonturi mai bănoase (firmele de consultanta, de exemplu). Aceasta este de altfel una din cauzele întârzierii analizării şi, în final, respingerii sau aprobării proiectelor care se face întotdeauna prin semnarea unui contract. Una din caracteristicile esenţiale ale unui proiect este aceea că se poate vorbi despre el ca fiind operaţional, în viaţă, doar după ce cele două părţi, solicitantul, cel care l-a întocmit şi care doreşte să facă ceva şi autoritatea de management (cea care dă) au semnat un contract în care ambele părţi au obligaţii şi drepturi. Dar ce este un proiect? Puţină lume din afara cercului strâmt al celor direct implicaţi cunoaşte câte ceva despre anatomia unui proiect.

În primul rând un proiect, orice proiect, pleacă de la una sau mai multe probleme. Teoria de specialitate ne informează că o problemă poate fi definită ca o situaţie sau un ansambu de situaţii percepute ca fiind negative, care afectează un grup de oameni la un moment dat. Orice proiect ar trebui să reflecte nevoile grupurilor ţintă cărora se adresează şi să fie în concordanţă cu acestea. Nimic nu pare a fi mai simplu decât enunţarea problemei însă mai trebuie precizat că problema trebuie să fie specifică adică să se adreseze cu claritate unui anumit domeniu în care este implicat grupul ţintă. Căci toată filozofia proiectului este aceea de a îmbunătaţii situaţia dintr-o zonă concretă (a repara/construi un drum comunal dintre două sate, a reabilita un centru de bătrâni, o şcoală sau a instrui cincizeci de şomeri). Vagul nu-şi are locul aici. Pentru a fundamenta problema toate datele referioare la existenţa problemei ar trebui strânse înainte de a începe redactarea proiectul. Scopul proiectului este acela de a răspunde direct la problema identificată arătând că o situaţie negativă se poate transforma într-una pozitivă ca urmare a derularii proiectului propus.

Pentru a dovedi cât de concret este un proiect trebuie avut în vedere constituirea acestuia, răspunzând la o schema simpatic prescurtata SMART. Uşor de reţinut căci SMART reprezintă iniţialele unor cuvinte englezeşti traduse/ calchiate rapid în limba româna a mai multor notiuni esenţiale în buna scriere a unui proiect: Specific, Măsurabil, Abordabil (aici intervine o mică eroare de traducere căci una este achievable şi alta abordabil cuvânt care în română te duce mai degrabă cu gândul la o femeie şi nu un proiect) Realist şi încadrat în timp (de la cuvântul englez Time). Un proiect are un obiectiv general şi mai multe obiective mai mici, punctuale, denumite obiective specifice. Schema logică SMART se îndeplineşte prin diverse activităţi, mijloace de a atinge un obiectiv, mici paşi făcuţi pentru realizarea obiectivelor specifice. Activităţile sunt importante căci ele trebuie să justifice cheltuielile bugetare pe care fiecare proiect le are. Banii europeni şi cofinanţarea naţională, banii exteriori beneficiarului sunt prevăzuţi în acest buget. Activităţile sunt planificate într-un anumit interval temporal care trebuie respectat. Planificarea, un concept care încă ne sună comunist (ştim foarte bine puterea fantastică a comunismului de a perverti orice concept şi orice formă de organizare umană) presupune enunţarea activităţilor, descrierea lor în secvenţe, estimarea resurselor necesare, responsabilităţi şi eşalonarea în timp. Un sfat oferit de consultanţii cu experienţă în domeniu: activităţile nu trebuie planificate până în ultima lună a derulării proiectului, fiind de preferat să se lase o lună-două-trei pentru posibile prelunguiri ale termenelor de îndeplinire a activităţilor. În funcţie de cât de bine au fost stabilite acţiunile şi finanţarea lor, solicitantul poate termina proiectul la timp. În anumite condiţii justificate se pot cere şi amânări. Activităţile costă de aceea ele au o evaluare financiara în buget. În cazul neplăcut în care se uită a se stabili valoarea financiară a unei activităţi şi nu este prinsă în buget aceasta îl poate costa serios pe cel care derulează proiectul căci probabil va trebui să desfăşoare acea activitate dar pe banii lui şi nu ai Uniunii Europene.

Toate proiectele au două tipuri de activităţi: cele care caracterizează esenţa proiectului, pentru care se scrie un proiect dar şi activităţi specifice managamentului de proiect cum ar fi: promovarea, organizarea echipei de proiect, achiziţiile publice, auditul, raportarea şi monitorizarea. Un principiu vital pe care toţi cei care ar dori să depună un proiect trebuie să-l cunoască încă de la începutul construcţiei unui proiect este cel al rambursării. După semnarea contractului beneficiarul va cheltui din banii săi pentru a demara proiectul şi a realiza câteva din activităţile de la începutul proiectului urmând ca ulterior să întocmească un dosar de rambursare în care să ataşeze toate documentele care dovedesc plăţile effectuate. Pe baza acestui dosar după o anumită perioadă (care nu este deloc mică, mergând de la 2 la 3 luni ! şi care poate deregla serios derularea unui proiect căci beneficiarul trebuie să asigure acest flux financiar) se primesc banii pe care îi datoreaza autoritatea de management în conformitatea cu procentul stabilit (50-60-85%). După şase luni de la semnarea contractului este obligatoriu ca beneficiarul să facă o cerere de rambursare altfel contractul poate fi reziliat căci autoritatea de management consideră că proiectul trenează. Dacă în şase luni nu ai făcut nimic, puţine şanse să mai faci ceva după! Aproape toate proiectele pot beneficia de o prefinanţare, idee concepută tocmai pentru a-i ajuta pe beneficiari să demareze proiectul. Cuantumul sumei este variabil (în jurul a 10-15% din totalul cheltuielilor eligibile cele care se împart între Uniunea Europeană şi beneficiar). De preferat ar fi însă să nu se apeleze la acest ajutor căci pe parcursul derulării proiectului autoritatea de management îşi va recupera treptat prefinanţarea din plăţile regulate.

Este recomandabil ca beneficiarul să aleagă un partener, doi, trei, în funcţie de natura proiectului (nici prea mulţi căci apare riscul încurcăturilor de tot felul). Partenerii se aleg în ideea de a se completa cu beneficiarul şi nu de a complica derularea unui proiect eventual prin dublarea de atribuţii şi competenţe. Mulţi solicitanţi aleg stabilirea unor parteneriate mai mult de formă pentru că existenţa acestora este încurajata de Uniunea Europeana prin acordarea unor puncte în plus în momentul evaluării proiectului. Preferabil ar fi ca cel care scrie şi doreşte să implementeze un proiect să acorde puţină atenţie şi cunoaşterii evaluatorului şi a ceea ce va determina aprobarea proiectului sau respingerea lui. Evaluarea se face de obicei, în funcţie de programele operationale, de cel puţin doi evaluatori independenţi care vor judeca cererea de finanţare (o altă denumire mai tehnică a proiectului) după anumite criterii transparente şi după un punctaj care este anexat în ghidul solicitantului. Din păcate, de prea puţine ori doritorul de bani europeni consultă cu atenţie, măcar după completarea proiectului cerinţele evaluării. Care ar fi criteriile de selecţie? În primul rând relevanţa. Proiectul trebuie să contribuie la realizarea obiectivelor politicilor şi strategiilor europene, naţionale şi la soluţionarea nevoilor grupurilor ţintă, aducând valoare adăugată (condiţia esenţială căci U.E. nu finanţează proiectele care băltesc în inerţie şi a căror principal scop este acela de a mulge banii comunitari pentru diverse şuşanele, comisioane). În al doilea rând, contează metodologia proiectului, adică felul cum este structurat, dacă este coerent, dacă are o structură logică etc. În al treilea rând, se priveşte proiectul din perspectiva sustenabilităţii lui adică a felului cum poate fi continuat după ce finanţarea Uniunii Europene se sfârşeşte (într-un an sau doi). Un ultim aspect tehnico-economic de care se ţine seama este raportul între cost şi eficienţă, dacă proiectul prezintă clar rezultatele aşteptate în raport cu resursele utilizate.

Care ar fi cele mai întâlnite greşeli atunci când se redactează un proiect? (evident, şi aceste greseli sunt diferite în functie de programul sectorial caruia i se adresează proiectul). Foarte multe proiecte au fost descalificate din start, cel puţin în cadrul programului de dezvoltare a resurselor umane, pentru că solicitanţii şi-au dezvăluit identitatea. Alte greşeli de evitat ar fi: importanţa scăzută acordată sustenabilităţii, activităţi neeligibile (care nu pot fi finanţate prin fondurile structurale), dificultăţi în a identifica grupurile ţintă etc. Din această perspectivă care ar fi caracteristicele unui proiect de succes? Proiectul ar trebui să fie logic şi clar argumentat, să fie încadrat foarte bine în progremele operationale sectoriale şi în stufoasa lor împărţire pe axe prioritare şi domenii majore de intervenţie (care se pot consulta pe mai multe site-uri de specialitate), să aducă valoare adăugată, să fie sustenabil, să aibă o planificare riguroasă, un buget clar şi bine detaliat, persoane cu experienţă în derularea proiectului. Aparent destul de simplu, în realitate destul de complicat pentru că un alt principu care guverneaza banul comunitar (spre deosebire de cel guvernamental) este cel al responsabilităţii.

Nu ar trebui să fim îngrijoraţi că nu vom cheltui întreaga sumă pe care Uniunea Europeană ne-a alocat-o estimativ. Nici ţările care au aderat în Uniune în anul 2004 nu au atras dintr-o dată toate sumele. Şi decât să cheltuieşti aiurea şi apoi să dai banii înapoi Comisiei mai bine încet şi...corect. Poate că ar fi bine dacă nu am mai fi prăpăstioşi şi panicarzi / panicati. A cheltui banul comunitar este un proces care se învaţă treptat. Ceea ce ar trebui încurajat ar fi stabilitatea instituţională a scheletului care administrează acest proces. Un om care se ocupă cu aceste chestiuni nu se califică în două luni ci într-un deceniu de experienţă. A-l trata ca pe bugetarul de rând care suge sângele poporului ni se pare o aberaţie care-şi are sorgintea în demagogia comunistă a egalităţii tuturor oamenilor muncii de la ţară şi oraş. Să nu uităm faptul că fondurile comunitare în sine nu pot rezolva toate problemele ţării, ele doar contribuind, e drept, într-o manieră substanţială, la dezvoltarea ei. Mult mai importante sunt deciziile guvernului national iar această afirmaţie se poate proba aducând în discuţie cazul grec, ţară admisă în 1981 care a accesat multe fonduri europene, a rambursat Comisiei destule şi care se află în pragul falimentului. De altfel, se pare că din cauza Greciei Comisia Europeana a impus treptat noi şi noi reglementări şi reguli pentru a se asigura că banii olandezilor, britanicilor şi danezilor (căci fondurile comunitare nu sunt utopice, nu apar din eter ci din contribuţia tuturor statelor membre!) nu dispar în investiţii dubioase, centre de perfecţionare profesională ziua şi în timpul inspecţiilor oficialilor de la Bruxelles şi baruri dubioase noaptea. Departe de noi gândul că am epuizat în câteva paragrafe o literatură de specialitate de sute de pagini însă credem că prezentarea acestor rudimente informaţionale depre ideea de proiect nu poate decât sa-l ajute pe cel care îşi doreşte să obţină această formă de finanţare aflată la mare modă.

Codrut Constantinescu